Dicen que «el tiempo es un círculo plano». Esto se refiere a la idea de que el tiempo se comprime constantemente y todo vuelve a repetirse, entonces sí: el tiempo es, en efecto, un círculo plano. Cualquier profesional con una agenda cargada —que gestiona equipos y proyectos simultáneos— podría confirmarlo; por eso, los consejos sobre gestión del tiempo se han vuelto fundamentales para mantener la cordura y la productividad.
En Estados Unidos, los trabajadores dedican una media de tres horas al trabajo real cada jornada. Según un estudio de Harvard Business Review citado por Indeed, las personas emplean el 41 % de su tiempo en actividades de «bajo valor». Esto incluye tareas administrativas, reuniones que «podrían haberse resuelto con un correo electrónico», correos que podrían haber sido mensajes instantáneos y distracciones casi constantes… como los propios mensajes instantáneos.
Un estudio de Microsoft reveló que los trabajadores sufren una interrupción cada dos minutos, ya sea por una reunión, un correo electrónico o una notificación. Alrededor del 48% de los colaboradores y el 52 % de los líderes describen su entorno laboral como «caótico y fragmentado». ¿Y cómo podría ser de otra forma? Según un estudio de la Universidad de California en Irvine, citado por Omnissa, un trabajador tarda 24 minutos en recuperar la concentración plena tras una sola interrupción. Hagan los cálculos. Con estadísticas así, parece un milagro que alguien logre terminar algo. Pensemos ahora en un gerente, cuya responsabilidad es atender las dudas e inquietudes de su equipo de manera oportuna, sin descuidar sus propias tareas.
Pero no hace falta que te acurruques en posición fetal debajo de tu escritorio. Puedes recuperar el control de tu tiempo. Aquí tienes ocho de las técnicas de gestión del tiempo más eficaces y probadas:
1. Prioriza las prioridades
Si todo es una emergencia, nada es una emergencia. La culpa es de la tecnología, de la hiperconectividad constante y de esa cultura obsesionada con el trabajo incesante. Todo ello ha conspirado para convertir cualquier contratiempo cotidiano en un «incendio» que exige ser sofocado de inmediato. Sin embargo, las emergencias y las prioridades no son lo mismo. Las prioridades se abordan de forma estratégica y metódica para alcanzar un objetivo concreto. Forbes señala que los directivos deben aprender a centrarse en las prioridades si desean ser líderes eficaces.
«¿Cuáles son tus prioridades? Es algo que realmente debes analizar con detenimiento: para ti, para tu equipo, para tu empresa, etc.», afirma Forbes. «Las emergencias no suelen ser prioridades. A menudo son distracciones de las que, si bien es necesario estar al tanto, no siempre hace falta que te ocupes personalmente».
2. Aférrate a tu calendario
Los cineastas crean guiones gráficos (*storyboards*) antes de empezar el rodaje. Lo ideal es que, cuando llegue el primer día de filmación, solo tengan que realizar las tomas que ya han planificado. Tu calendario laboral es el guion gráfico de tu semana, tu mes, tu año y tus objetivos. Si no lo proteges, corres el riesgo de perder el hilo.
«Ya sea una lista de tareas, un calendario, una pizarra o un modelo 3D, debes contar con un sistema para hacer un seguimiento de tus compromisos y plazos», indica Forbes. «Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que te permita reservar tiempo sin interrupciones para centrarte en tus prioridades específicas; este tiempo no debe verse invadido por ninguna otra reunión».
3. No olvides concentrarte
Al establecer límites en tu calendario, reserva bloques de tiempo dedicados a la concentración profunda. Desactiva las notificaciones. Nada de realizar varias tareas a la vez (*multitasking*). Despeja tu mente y ¡Manos a la obra! Reservar tiempo sin interrupciones para atender tus propias necesidades puede parecer una postura inflexible o incluso egoísta. Sin embargo, según Culture Amp, establecer límites es fundamental para la productividad personal. Como líder, lo que favorece el cumplimiento de tus objetivos resulta, a la larga, beneficioso para todo tu equipo.
«Esto implica abordar aquello que te facilite la vida o la mejore», señala Culture Amp, «ya sea completar entregables, invertir en tu desarrollo personal o utilizar ese espacio para desconectar y recuperar energías».
4. No lo hagas todo: delega
Dilo en voz alta: «No puedo hacerlo todo yo solo». ¡Repítelo! «No puedo hacerlo todo yo solo». Es de suponer que cuentas con el apoyo de personas competentes y comprometidas, dispuestas y capaces de impulsar al equipo hacia el éxito. (De no ser así, ese es un asunto aparte que deberás abordar). ¿Conoces ese dicho que aconseja contratar a gente inteligente y, después, no interferir en su trabajo? Pues bien, ha llegado el momento. Delega en esas personas capaces aquellas tareas para las que no tienes tiempo, pero que sabes que ellas pueden gestionar. Esto no solo te ayuda a optimizar tu tiempo, sino que también les permite desarrollarse y crecer, al tiempo que demuestras la confianza que depositas en ellas.
La Universidad de Georgia ofrece algunos consejos para delegar con eficacia:
- Elige a alguien que cuente con las competencias, la experiencia, el interés y la autoridad adecuados.
- Define tus expectativas, dejando a la vez cierto margen de libertad para que la persona pueda personalizar la tarea.
- Haz un seguimiento periódico de su progreso y bríndale únicamente la ayuda que realmente necesite.
- Reconoce el buen trabajo realizado o, si es necesario, sugiere mejoras.
5. Aprende a decir «no»
Establecer límites implica dejar a un lado el deseo de complacer a los demás y aceptar el poder, proverbial, de decir «no». Si cedes ante cada petición o exigencia todas estas técnicas son solo retórica vacía. ¿Recuerdas lo que dijiste antes? («No puedo hacer todo yo solo»). Bien, entonces, ¿qué vas a dejar de hacer? Decirle «Sí» a todo.
No es tan fácil como parece. Puede resultar algo tajante, incluso despectivo. La publicación Psychology Today ofrece los siguientes consejos para convertirte en un experto en decir «no»:
- En lugar de un rechazo rotundo, prueba con un «lo voy a pensar». Esto suaviza el impacto de la negativa, a la vez que sugiere que el asunto merece una consideración adicional que estás dispuesto a dedicarle.
- Del mismo modo, puedes usar frases como: «No me siento cómodo con eso», «Preferiría no hacerlo», «Más bien me gustaría…», «Admitamos que tenemos opiniones distintas» o «Es un plan interesante, pero no podré participar».
- Di «no» con un aire de calma zen. La serenidad externa no solo reduce el impacto negativo en quien recibe tu negativa, sino que también ayuda a mitigar tu propia incomodidad interna ante la situación.
- Explica el motivo concreto por el que debes rechazar la petición; por ejemplo: «Tengo que terminar esta presentación para el [cargo/puesto]» o «Debo entregar estas especificaciones a los ingenieros antes del lunes».
- Ensaya tu negativa. Practica cómo comunicar la respuesta negativa de manera educada y con un tono lo más neutro posible; repítelo hasta que ya no te genere una carga emocional.
6. Reduce las distracciones
Las distracciones son un factor recurrente que subyace en todos estos consejos. Identificar los distintos tipos de distracciones y abordarlas una a una te ayudará a mantener el rumbo.
Prueba lo siguiente:
- Rechaza las reuniones innecesarias. ¿Puede asistir otra persona de tu equipo en tu lugar? ¿Se ha grabado la reunión para que puedas consultarla cuando te venga bien? ¿Realmente merece la pena dedicarle tu tiempo?
- Acorta la duración de las reuniones. Es habitual programar sesiones de media hora o una hora por ser cifras «redondas», pero ¿has probado alguna vez a programar reuniones de 15 minutos? Esto obliga a centrarse en lo esencial.
- Agrupa tus comunicaciones. Reserva momentos específicos del día para ponerte al día y responder a correos electrónicos y chats, en lugar de hacerlo de forma fragmentada a lo largo de la jornada.
- Desactiva las notificaciones. Esos pequeños avisos sonoros pueden resultar tan irresistibles como los sonidos de una máquina tragamonedas. Siléncialos y responde a los mensajes según tu propio horario.
- Evita la multitarea. En realidad, la multitarea no existe; si no, pregúntale a la Asociación Estadounidense de Psicología. Lo único que logras es realizar dos tareas de manera deficiente e ineficiente.
- Establece expectativas de comunicación con tu equipo. ¿En qué momento normalizamos la idea de poder contactar a un jefe en cualquier instante? Si los demás saben cuándo estás disponible y cuándo no, serán más conscientes de los temas que plantean y se pondrán en contacto en el momento adecuado.
7. Utiliza herramientas de gestión de tareas
Existe una gran variedad de herramientas de gestión de tareas que te ayudarán a organizar tus proyectos. Con un simple clic, puedes consultar un panel de trabajo y ver exactamente en qué punto se encuentra cada tarea y quién es el responsable. Marcar una tarea como completada en una de estas plataformas —diseñadas para ofrecer una excelente experiencia de usuario— resulta sumamente satisfactorio.
Algunas de las herramientas de gestión de flujo de trabajo mejor valoradas son:
- Asana
- ClickUp
- Monday
- Smartsheet
- Trello
8. Incorpora pausas
En primer lugar, eres una persona, no una máquina. En segundo lugar, incluso las máquinas necesitan apagarse, enfriarse o reiniciarse de vez en cuando para seguir funcionando. Dada la gran cantidad de asuntos que la mayoría de los gerentes deben mantener en mente simultáneamente, realizar pausas periódicas evita que tu «computadora humana» colapse. Prueba a tomar una taza de café, dar un paseo de 10 minutos al aire libre o practicar la respiración consciente para disfrutar de un breve descanso.
«Los gerentes deben priorizar el descanso para evitar el agotamiento (burnout) y el desgaste emocional, mental y físico que este conlleva», aconseja Top Workplaces. «Puedes desconectar y recargar energías siempre que sea necesario, pero resulta mucho más eficaz si lo haces de forma regular».